Notionとは、メモやタスク、Wikiなどを一元化できる情報管理ツールです。
本記事では、実際にNotionを使い始めてから業務効率化した私の体験をもとに、
Notionでどんなことができるか、どういった活用方法があるかをお伝えしていきます。
タイトルでは、「広告運用者のNotion活用術」と書いてますが、広告運用者だけに限らず、いろんな仕事に共通する部分があるかと思います。

Notionで何ができるか？

実際に私がNotionで行っていることは以下の通りです。

・タスク管理
・広告運用の履歴管理
・思考の整理
・個人的な議事録

Notionを使う一番のメリットとしては、上記のような業務上必要なことをNotion一つにまとめられることです。
Notionを使う前までは、タスク管理はGoogleToDoやToDoist、運用履歴はスプレッドシート、思考の整理はチャットワークやメモ帳を使っていましたが、
用途に応じて使うツールを切り替えるため、管理が煩雑でした。
ですが、Notionを使い始めてからというもの、すべてNotionで管理できるため、
業務のスピードが上がりましたし、何かメモをしたい際にもすぐにNotionに記録することができました。
すべて一元化できるため、思考を整理しながら、思いついたことをすぐにタスクに追加できます。
逆に、タスクをこなしながらちょっと思いついたこともすぐにメモして残すことができます。
そのため、考えを深めることも今まで以上にやりやすくなりましたし、タスクの抜け漏れも減りました。

ちなみに私は以下のような形でTOPページにGoogleカレンダー、タスク、運用履歴、メモ欄などを置いています。

 

Notionにおける広告運用の履歴管理について

さて、広告運用者としてもう一つ特筆すべきは、広告運用の履歴管理です。
Notionにはデータベースという機能があります。
これはスプレッドシートのように自由な表を作りながらも、記録したデータベースを簡単にカレンダーやカンバン形式に変換することができます。
データベースは項目の形式として、テキスト、セレクト、数値、日付、チェックボックスなどを指定することができます。
セレクトは自由にいくつかの要素を用意できるもので、例えば案件A、案件Bのように決めた選択肢を用意することができます。
Notionで広告運用履歴を管理すると良いことは以下のようなものです。

・履歴を残す際に案件や施策の目的をボタン一つで簡単に選べること（履歴が残しやすい）
・チェックボックスで重要な施策かどうかを判断できる（後から振り返った際にレポーティングしやすい）
・日付単位、案件単位で簡単にまとめられる（今日各案件で何を行ったかが一覧で見れる、案件単位で今何が動いているのか把握しやすい）

スプレッドシートでも運用履歴を残すことはできますが、後から様々な形で加工しやすいというのが最大のメリットだと感じています。

Notionにおけるタスク管理について

今回一番伝えたかったポイントはこちらです。
タスク管理ツールは様々ありますが、Notionでタスク管理をするのが一番自分にとってメリットが大きかったです。
以下のようなメリットがあります。

・プロパティ（項目）を自分で自由に選択できる
（タスク管理専門のツールだと大体項目が決められていることが多く、自分に合わせてカスタマイズできない）
・日別、案件別で簡単にグループ化して状況を把握しやすい
・ボタン一つで日付や案件などグループ別の数値の合計を算出してくれるので工数管理が簡単にできる
（日付ごとにどのくらい工数がかかりそうとか、月間で各案件ごとにどのくらいの工数がかかっているかが簡単に集計できる）
・並び替えが簡単にできるので優先順位付けがしやすい
・タスクごとにページが作成されるので、タスクの詳細や進捗をメモできる。しかもタスク管理表が煩雑にならない

ちなみに私は、Notion上でタスク管理をする際に以下のようなプロパティを作成しています。
・タスク名
・案件
・期日
・メモ
・想定工数
・優先かどうか（チェックボックス）
・優先順位
・発生頻度（単発／日次／週次／月次 をセレクトで設定）
・ステータス（対応中／回答待ち／完了 をセレクトで設定）

ちなみに、Notionのタスク管理には苦手なことが１つだけあります。
それは、繰り返しタスクの期日を自動で更新することです。
例えば完了かどうかをチェックボックスのプロパティにして、毎週月曜日に発生するタスクを完了とした場合に、自動で次の月曜日に再度表示させるということができません。
なので、アナログなやり方ですが、私は繰り返しタスクはステータスを完了にせず、次回期日を更新することで対応しています。
このやり方でしばらくやっていますが、特にストレスなく繰り返しタスクも管理できています。

 

最後に

Notionの機能は充実しているので、うまく伝えきれなかったかもしれませんが、実際に使いこなせると非常に便利です。
業務管理のやり方は人それぞれですが、もしこれまでに色んなツールを試してみてもいつもどこかしら不満や課題点があった方はぜひNotionを試してみてください。
私も今までいろんなツールでうまくいかない点に出会ってきましたが、Notionでは半年ほど使用していて課題や不満を持ったことがありません。
これを使い始めてからタスクの抜け漏れやアイデアの記録漏れが格段に減ったので、ぜひ業務の基盤にされることをお勧めします。

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Kyotaro Yamaoka

横浜国立大学工学部卒。2児の父。重工業系エンジニアを経て、2015年にWebマーケティング業界に参入。電通アイソバーや博報堂DYデジタル、インティメートマージャーなどとの協業経験を経て、ベンチャー企業のリーダー運用者として多様な業種の広告主を支援。2021年に援軍入社。データ分析に強みを持つ理系ディレクター。